ChatGPT로 문의 메일 답장, 하루 30분에서 5분으로 줄이는 법

메일 답장은 어렵지 않다. 다만 지겹다.

문의 메일 20통 중 실제로 답할 가치가 있는 건 3통이고, 그 3통의 답장은 거의 같은 문장으로 끝난다. 그런데도 매일 30분이 사라진다. 판단이 어려워서가 아니라 판단 → 문장 만들기 → 톤 다듬기를 20번 반복하기 때문이다.

이 글은 그 반복을 ChatGPT에 넘기고, 사람은 승인만 하는 구조를 만드는 방법이다. 완전 자동 발송은 다루지 않는다. 그건 사고가 난다. 왜 사고가 나는지도 뒤에서 설명한다.

전체 구조

메일함 → [1] 분류 → [2] 초안 생성 → [3] 사람 승인 → 발송

핵심은 1과 2를 분리하는 것이다. 한 번의 프롬프트로 “이 메일 읽고 알아서 답장 써줘”라고 하면 스팸에도 정중한 답장이 나온다. AI가 멍청해서가 아니라, 답장을 쓰라고 시켰기 때문이다. 시킨 일은 한다.

분류와 작성은 목적이 다르다. 분류는 버리는 게 목적이고 작성은 만드는 게 목적이다. 한 프롬프트에 섞으면 버리는 쪽이 진다.

1단계: 분류 프롬프트

답장을 쓰기 전에, 답장할 메일인지부터 정한다.

아래 이메일을 읽고 JSON만 출력해라. 설명 금지.

{
  "category": "협업제안 | 견적요청 | 고객문의 | 스팸 | 무시",
  "confidence": 0~1,
  "reason": "한 문장",
  "needs_reply": true | false
}

판정 기준:
- 발신자가 내 이름이나 내 서비스명을 정확히 언급하지 않으면 확률적으로 대량 발송이다
- "귀사", "담당자님"으로만 시작하고 구체적 내용이 없으면 스팸
- 금액, 일정, 수량 중 하나라도 구체적이면 견적요청
- 확신이 없으면 confidence를 0.6 이하로 낮춰라. 억지로 분류하지 마라

---
제목: {제목}
발신: {발신자}
본문:
{본문 앞 2000자}

confidence를 반드시 받아라. 이게 있어야 애매한 건 사람이 본다는 규칙을 만들 수 있다. 실무에서는 0.75 미만이면 그냥 사람 받은편지함에 남기는 게 낫다.

reason을 한 문장으로 강제하는 것도 이유가 있다. 근거를 쓰게 하면 분류 정확도가 눈에 띄게 올라간다. 그리고 나중에 오분류를 발견했을 때 프롬프트의 어느 문장이 틀렸는지 역추적할 수 있다.

2단계: 초안 프롬프트

분류를 통과한 메일만 여기로 온다.

너는 {내 이름}의 이메일 답장 초안을 쓴다.

지켜야 할 것:
- 상대가 쓴 언어로 답한다. 한국어 메일에 영어로 답하지 마라
- 3문단 이내. 인사 1줄, 본론, 다음 행동 1줄
- 확정할 수 없는 것은 확정하지 마라. 금액, 일정, 가능 여부를 지어내면 안 된다
- 모르는 정보가 필요하면 본문에 [확인필요: 무엇] 으로 표시해라
- "검토 후 회신드리겠습니다" 같은 빈 문장으로 채우지 마라

톤: {정중하되 간결. 과한 존칭 금지}

---
분류: {1단계 결과}
원문:
{메일 본문}

[확인필요: ...] 마커가 이 프롬프트의 전부다.

AI가 가장 위험한 순간은 모를 때 조용히 지어내는 순간이다. 단가를 모르면서 “건당 30만원으로 진행 가능합니다”라고 쓴 초안이 그대로 나가면, 그건 자동화가 아니라 사고다. 마커를 강제하면 모르는 곳이 눈에 보이는 형태로 남는다. 승인 화면에서 [확인필요:가 하나라도 있으면 승인 버튼을 막으면 된다.

3단계: 승인

여기서 완전 자동화를 참아야 한다.

초안을 슬랙이나 디스코드, 아니면 그냥 메일 임시보관함으로 보내고 사람이 3초 훑고 보낸다. 3초다. 30분이 3초가 되는 거지, 0초가 되는 게 아니다.

0초를 노리면 이런 일이 생긴다.

• 스팸에 정중한 답장이 나가서 주소가 살아있는 게 확인되고, 스팸이 늘어난다
• 가격을 지어낸 메일이 나가고, 상대는 그 가격을 캡처해둔다
• 같은 문의에 두 번 답장이 나간다

마지막 항목이 제일 흔하다. 그리고 제일 안 보인다.

실제로 사고 나는 지점 3개

발송 성공했을 때만 기록해라

“답장함” 표시를 먼저 하고 발송하면, 발송이 실패했을 때 답장한 걸로 남는다. 사람은 상대가 답을 안 준다고 생각하며 기다리고, 상대는 아무것도 못 받았다. 문의 하나가 통째로 사라진다.

순서는 항상 발송 → 성공 확인 → 기록이다. 반대로 하면 조용히 실패한다.

받는 사람은 “마지막으로 보낸 사람”이다

메일 스레드에는 주소가 여러 개 붙는다. 내 주소, 참조로 걸린 무관한 사람, 이전 담당자. 여기서 아무거나 고르면 엉뚱한 데로 나간다.

답장은 가장 최근에 나에게 메일을 보낸 그 사람에게 간다. 이거 하나만 지켜도 오발송 대부분이 사라진다.

중복 방지는 상태로 잡아라

승인 버튼을 두 번 누르면 두 번 나간다. 사람은 반응이 없으면 다시 누른다.

답장 상태를 대기중 → 발송중 → 완료로 두고, 발송중일 때는 승인이 아무것도 하지 않게 만들어라. 버튼을 비활성화하는 것만으로는 부족하다. 화면이 아니라 데이터에 잠금이 있어야 한다.

프롬프트를 고치는 법

오분류가 나오면 프롬프트에 예외를 한 줄 추가하고 싶어진다. 세 번쯤 하면 프롬프트가 너덜너덜해지고, 새 규칙이 이전 규칙을 무너뜨린다.

대신 이렇게 한다.

1. 틀린 메일 5~10개를 모은다
2. 원문 + 정답 분류를 프롬프트 안에 예시로 붙인다
3. 규칙 문장은 늘리지 않는다

규칙을 설명하는 것보다 예시를 보여주는 게 짧고 정확하다. 예시 5개가 규칙 20줄을 이긴다.

어디까지 자동화할까

단계	자동화	이유
분류	전부	틀려도 사람 받은편지함에 남을 뿐이다
초안 작성	전부	틀려도 승인에서 걸린다
발송	절대 안 함	틀리면 되돌릴 수 없다

기준은 하나다. 되돌릴 수 있으면 자동화하고, 되돌릴 수 없으면 사람이 누른다.

메일은 보내면 끝이다. 그래서 마지막 클릭만 남긴다. 그 클릭 하나 남기는 대가로 나머지 29분 57초를 가져오는 거래다. 나쁘지 않다.

오늘 할 일

1. 최근 문의 메일 10통을 복사한다
2. 위 분류 프롬프트에 하나씩 넣어본다
3. 틀린 것만 골라 예시로 붙인다
4. 통과한 것에만 초안 프롬프트를 돌린다

여기까지가 30분이다. 그 다음 날부터 하루 25분씩 돌려받는다.